Электронный документооборот
Электронный документооборот (ЭДО) в современной организации становится обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С его помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и коммуникации с населением.
Системы электронного документооборота (СЭД) в России стали развиваться с принятием в 2002 г. Федерального закона № ФЗ-1 «Об электронной цифровой подписи». Главная их цель – обеспечить оперативную работу с документами, информацией, знаниями, гарантировать надежное хранение и передачу данных, управление взаимодействием пользователей.
Эффективность управления предприятием напрямую зависит от разумной организации управления документооборотом. В некоторых организациях он и сегодня осуществляется в бумажном виде, что сильно усложняет оперативный обмен служебной информацией. Ситуация, когда заветный документ растворяется в миллионном потоке страниц, знакома всем. На поиск необходимой информации и отправку документов у обычного служащего уходит до 150 часов в год.
Система электронного документооборота СБиС++ избавляет от макулатуры и бумажной рутины, и вы сможете более эффективно управлять своими ресурсами: обмениваться важными документами не только в рамках компании, но и с другими организациями или ведомствами, а также контролировать взаиморасчёты со своими партнёрами, поставщиками или территориально удалёнными филиалами.
ООО «ИТ-Сервис» – официальный партнёр оператора «Тензор» по подключению и сопровождению программного продукта «СБиС++: Электронный документооборот» в Екатеринбурге и Свердловской области. Одно соглашение избавляет от необходимости заключать договоры с другими участниками ЭДО.
Мы предлагаем готовое технологическое решение для всего комплекса задач по организации внешних и внутренних информационных потоков и осуществляем подключение к системе электронного документооборота юридически значимых документов.
- Передаваемые по ЭДО документы юридически значимы и заверяются электронной цифровой подписью (ЭЦП).
- Средства криптографической защиты и шифрования обеспечивают устойчивый канал обмена документами между офисами.
- Набор обрабатываемых документов определяется участниками документооборота и легко масштабируется.
Очевидные преимущества ЭДО
В отличие от других программных продуктов, СБиС более эффективен и прост, избавляет предприятия от огромных складов архивной информации и её потери. Это сертифицированное средство защиты персональных данных.
- Редактирование файлов на любых устройствах
- Возможность автономной работы
- Чат и видеосвязь с контрагентами
- Локальная подпись для внутренних документов
- Надёжный электронный архив
- Роуминг с любым оператором
- Защищённые ссылки на документы.
- Проверка «первички» контрагентов
- Интеграция ЭДО с любой учётной системой
- Саморегистрация в системе маркировки
- Гарантированная доказательная база
- Зашифрованный канал передачи данных
Система контроля исполнения и прохождения документов позволяет добиваться чёткого исполнения всех утвержденных регламентов. За счёт встроенных механизмов Plugin-ов СБиС не только решает задачи внутреннего документооборота организации, но и связывает различные ведомства и организации в единую сеть защищённого электронного документооборота: стыкует между собой информационные системы и стандарты разных ведомств, включая арбитражные суды, казначейства и т. д. Подключившись к СБиС, вы мгновенно получаете возможность обмениваться документами с более чем 500 000 организациями по России, которые уже подключены к системе, в том числе с государственными ведомствами: ФНС, ПФР, РОССТАТ, ФСС, Ростехнадзор, ФССП, ФСТ.
Определение достоверности и юридической значимости бумажного документа – всем понятная процедура: документ должен иметь необходимые подписи и печати. Но как определить достоверность электронного документа? Для этого создана электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. ЭЦП позволяет идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.
Правовые аспекты ЭДО
В Федеральном законе «Об электронной подписи» № 63-ФЗ от 06.04.2011 указано, что переданная в электронной форме информация, подписанная квалифицированной электронной подписью, приравнивается к рукописно подписанному документу. Для счетов-фактур (ст. 169 Налогового Кодекса РФ), первичных документов (ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ от 06.12.2011 г.), а также договоров (ст. 160 Налогового кодекса РФ) разрешение может оговариваться дополнительно.
Единственное необходимое условие для большинства документов – их заверение квалифицированной электронной подписью, в частности от УЦ «Компании «Тензор». Система СБиС предусматривает использование ЭП, выпущенных любыми УЦ, включенными в сеть доверия УЦ ФНС. Электронные подписи для электронных торгов также могут использоваться, но при условии, что в сертификате содержится информация о компании, на которую выдана эта ЭП, в частности, ИНН. Для некоторых документов могут быть дополнительные условия. Например, счет-фактура может быть юридически значимым только, если выполняются оба условия:
- Он был выставлен или получен по регламенту, который определен Приказом Минфина РФ N 50н от 25.04.2011.
- Формат счета-фактуры соответствует Приказу ФНС от 05.03.2012 г. № ММВ-7-6/138@.